Новости компании
+7 (812) 319-91-79
info@soter.pro

Новости компании

Как собственнику сэкономить с помощью КДП

Как собственнику сэкономить с помощью КДП

Тема оптимизации расходов и экономии всегда актуальна для бизнеса. Разные компании выбирают разные подходы: одни идут по пути цифровизации и роботизации, другие отдают предпочтение диверсификации, есть и те, кто сокращает любые издержки.

Но как оптимизировать затраты компании может помочь HR-служба? Обычно ответственность за распределение финансов, урезание бюджетов и прочее возлагается на планово-экономический отдел, но сегодня мы взглянем на этот процесс чуть шире.

Программное обеспечение для HR

Российские реалии таковы, что кадровые службы многих компаний до сих пор не используют автоматизированные системы для учёта персонала и работы с ним, а ведь это очень сильно упрощает жизнь не только самих кадровиков, но и всей организации в целом. Когда руководитель может оперативно получить доступ к необходимой информации и текущему состоянию дел или вовремя отследить зарождающуюся ошибку, экономится время. Использование таких программных продуктов, как, например, «1С» и SAP, открывает множество возможностей и предоставляет ряд инструментов, которые применимы в работе. С ними можно выгрузить отчёт в течение минуты, использовать массивы данных, а не единичный фрагмент, оперативно взаимодействовать с другими отделами и надзорными органами и т. п.

Правда, есть компании, которые уже внедрили автоматизированные программы, но используют их функционал не на полную мощность. Так, возможности «1С» позволяют подгрузить немыслимое количество отчётов и форм документов. Занеся один раз в программу данные о конкретном работнике, их можно использовать на протяжении всего цикла жизни сотрудника в компании. Из программы сразу можно выгружать такие документы, как трудовой договор, приказ о приёме на работу, соглашение о нераспространении конфиденциальной информации, согласие на обработку персональных данных, лист ознакомления с внутренними ЛНА, различные заявления (о предоставлении трудовой книжки, о предоставлении ДМС, связанные со страхованием жизни и т. д.). Подгружая определённые формы, можно пользоваться ими при изменении условий трудового договора и при необходимости заключения с работником дополнительных соглашений.

Но помните: чтобы интеграция программного обеспечения прошла безболезненно для компании и кадровой службы и все её возможности использовались по максимуму, необходим грамотный IT-специалист и человек в отделе по работе с персоналом, который поймёт, что можно оптимизировать и как использовать программный продукт на 100 %, а самое главное — донесёт всю информацию до конечного пользователя — специалиста по кадрам.

Порядок в бумажных документах

Нередко отдел кадров ассоциируется с кипами бумаг, не только заполонившими стол специалиста, но и прочно занявшими всё свободное пространство вокруг. Спешим развеять миф: порядок в голове — порядок на столе. Анализируйте, систематизируйте, упрощайте. Создайте систему, при которой любой новый человек, допущенный в святая святых, зайдёт и поймёт, где что лежит, какой документ где искать и куда подшить новый документ. Папки, разделители, файлы и многое другое — канцелярский рай, который позволит хранить документы удобно, в надлежащем виде и в порядке.

И не забывайте об экологии, которая связана как с имиджем компании, так и с экономией. Используйте бумагу с умом: печатайте с двух сторон, оптимизируйте вид документа для печати, чтобы он занимал кратное количество страниц, убирайте воду из документов. При копировании используйте бумагу как можно рациональнее, например, на одном листе А4 умещается четыре разворота паспорта, а на одной странице с ИНН можно копировать и СНИЛС, ведь ИНН — документ большой, но на практике важна лишь информация в центре. Сэкономив один лист бумаги в день, сэкономите на лишней пачке в неделю и на паре коробок в год.

Контроль ментальной энергии

Не менее важно настроить процессы в компании таким образом, чтобы кадровик не бегал в поисках ускользающего генерального директора в надежде подписать сегодня документы по новому работнику или справку в банк для уже работающего. Процессы согласования не должны превышать значимость самого документа или принимаемого решения. Если процессы ведения кадрового делопроизводства понятны, просты и легко применимы, высвобождается много энергии, которая не тратится на ненужную деятельность, а направлена на оптимальную загрузку работников, предложение улучшений, оптимизацию процессов и выдвижение креативных идей. Этот пункт последний по списку, но не последний по значимости. Ментальная экономия по степени оптимизации может легко обойти два предыдущих пункта. Человек, чья голова ясна и не загружена обременительными процедурами, работает продуктивнее, эффективнее и с большей отдачей.

Итак, подведём итоги: экономьте время — используйте современные автоматизированные программные средства; берегите бумагу — систематизируйте процессы; правильно распределяйте ментальную энергию — оптимизируйте процессы и откажитесь от имитации бурной деятельности, ненужных согласований и бумажной волокиты.

И напоследок: всё это позволит не держать огромный штат в отделе кадров и не нагружать кадровиков непосильным объёмом работы, а снизит текучку кадров и повысит лояльность к компании как со стороны кадровой службы, так и со стороны остальных работников.